Un cliente mi ha chiesto di poter archiviare la posta elettronica utilizzata con Microsoft Outlook con un profilo utente Exchange. L’archivio va creato su un  computer che utilizza sempre Microsoft Outlook.

Questo però senza utilizzare l’account Exchange della azienda dove lavora. Naturalmente il motivo di questa scelta è quella di voler archiviare la posta su un altro personal computer.

Ma prima di procedere alla conversione darei una breve descrizione di cos’è un file con estensione OST.

Quando si usa Outlook, messaggi di posta elettronica, calendario, e altri elementi, questi vengono salvati in un server della posta, nel computer locale o in entrambe le posizioni. Gli elementi di Outlook salvati nel computer sono conservati in un File di dati di Outlook (.pst e .ost).

File di dati di Outlook (PST)

Un file delle cartelle personali (PST) è un file di dati di Outlook in cui vengono memorizzati i messaggi e altri elementi contenuti nel computer.

I file delle cartelle personali rappresentano il formato più usato da utenti privati o da organizzazioni di piccole dimensioni per salvare le informazioni di Outlook.

Per la connessione a Internet, in genere gli utenti usano un provider di servizi Internet (ISP). Il Provider fornisce anche uno o più account di posta elettronica. I tipi di account più diffusi sono indicati con i nomi dei relativi protocolli IP (Internet Protocol). Ovvero POP3 e IMAP o solo POP e IMAP. Un altro tipo di account è l’account HTTP o basato sul Web, che funziona analogamente agli account di posta elettronica IMAP. I tre tipi di account usano un file PST.

È anche possibile spostare o archiviare gli elementi in un file di dati personali (PST). Un file PST viene mantenuto nel computer locale. Non è soggetto ai limiti previsti per le dimensioni delle cassette postali nel server della posta. Spostando gli elementi in un file PST del computer, è possibile liberare spazio nella cassetta postale del server.

È possibile configurare Outlook per il recapito di nuovi elementi in un file PST. Questa impostazione comporta diversi svantaggi. Incluso il fatto che non consente l’uso degli elementi in Microsoft Outlook Web con l’account di posta elettronica di Exchange Server o in altro computer.

File di dati di Outlook offline (OST)

Se si usa un account di Microsoft Exchange Server, in genere i messaggi di posta elettronica, il calendario e altri elementi vengono recapitati e salvati nel server.

È possibile configurare Outlook per mantenere una copia locale degli elementi nel computer, in un file di dati di Outlook denominato file di dati di Outlook offline (OST). Così è possibile usare la modalità cache o lavorare offline se la connessione al computer che esegue Exchange non è disponibile.

Quando è disponibile una connessione, il file OST viene sincronizzato con il computer che esegue Exchange.

Le cartelle offline sono repliche di quelle che si trovano nella cassetta postale nel computer che esegue Microsoft Exchange. Consentono di acquisire una cartella da una posizione nel server, di usarne il contenuto quando non si è connessi alla rete. Quindi, quando viene nuovamente stabilita la connessione, di aggiornarla insieme alla cartella del server corrispondente per rendere identici i rispettivi contenuti. Tale processo è noto come sincronizzazione delle cartelle.

È possibile aggiungere, eliminare e modificare il contenuto di una cartella offline come se si trattasse di una cartella del server. È ad esempio possibile modificare e spostare elementi tra cartelle, inviare messaggi che vengono inseriti nella cartella Posta in uscita offline e visualizzare il contenuto delle cartelle pubbliche offline. Nel frattempo, i nuovi messaggi vengono mantenuti nella cartella Posta in arrivo del server e altri utenti possono aggiungere, eliminare e modificare gli elementi nelle cartelle pubbliche. Le modifiche apportate nel server vengono rilevate solo quando si esegue la sincronizzazione.

Le informazioni sincronizzate includono:

Intestazioni Solo per gli elementi di posta elettronica, le intestazioni rappresentano un identificatore descrittivo che include il nome del mittente, l’oggetto, l’ora di ricezione e le dimensioni del messaggio.

Elementi completi Includono l’intestazione, il corpo del messaggio ed eventuali allegati, come oggetti o immagini incorporate.

Quando si lavora offline, le cartelle sincronizzate vengono determinate dai gruppi di invio/ricezione, che consentono di scegliere quali cartelle devono essere sincronizzate e mantenute aggiornate in modo che quando non è disponibile una connessione al server o se si sceglie di lavorare offline, sia possibile continuare a usare questi elementi. È anche possibile specificare di scaricare gli aggiornamenti della Rubrica durante la sincronizzazione.

Se si usa un account di posta elettronica di Exchange Server, è consigliabile usare la Modalità cache che, nella maggior parte dei casi, elimina la necessità di lavorare offline. La mancanza di una connessione di rete è quasi trasparente, perché possibile continuare a lavorare con gli elementi indipendentemente dal fatto che si sia connessi o meno al computer che esegue Exchange.

Per impostazione predefinita, tramite la modalità cache viene creato e usato un file delle cartelle offline (OST). Quindi viene scaricata e mantenuta una copia sincronizzata degli elementi contenuti in tutte le cartelle della cassetta postale. Le informazioni modificate nel computer vengono sincronizzate automaticamente con il server. Quando la connessione al computer che esegue Exchange si interrompe, è possibile continuare a lavorare con i propri dati. Quando la connessione viene ripristinata, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente. Quindi le cartelle e gli elementi nel server e nel computer sono di nuovo identici.

La modalità cache consente inoltre di evitare l’impostazione di gruppi di invio/ricezione. La selezione delle cartelle da usare offline e la relativa sincronizzazione. Tutte queste attività vengono gestite automaticamente da Outlook.

Se voglio archiviare la posta di un profilo Exchange su un computer con Outlook installato senza usare l’account Exhange? Normalmente non è possibile. Questo perchè il file dati con estensione OST non è utilizzabile sul computer senza Exchange.

Come risolvere il problema?

Esistono due possibilità, o meglio un workaround oppure un software che consente la migrazione.

Il vantaggio del workaround è che si fa tutto “a mano” e non c’è nessun rischio di sbagliare. Lo svantaggio che il passaggio è più lungo.

Il software è più comodo perchè “fa tutto lui”. Ma potrebbe esserci il problema che l’account del pc dove gira la posta elettronica di Exhange è limitato con delle restrizioni del tipo di account. Quindi non è possibile installare il software

Come procedere con il workaround?

Prima di descrivere i vari passaggi, naturalmente non mi assumo nessuna responsabilità se ci possono essere errori di procedura, malfunzionamenti o perdite di email importanti.

1. Aprire Microsoft outlook dove c’è la posta di Exchange (per comodità l’account lo  chiamerò luigitanese@exchange)
2. Creare un un nuovo file dati pst che (per comodità chiamerò luigitanese_pst)
3. Click con il tasto destro sulla casella di “posta in arrivo” dell’account Exchange
4. Copia
5. Selezionare la nuova cassetta di posta che ha creato il profilo utente luigitanese_pst
6. Incolla

A questo punto la posta presente in “posta in arrivo” dell’account Exchange verrà tutta copia sul profilo utente pst. Ripetendo i passaggi dal punto 3 a 6 si copiano tutte le caselle dell’account Exchange e quindi ost sull’account pst. Fatto ciò è possibile esportare il profilo utente pst da poter utilizzare sull’altro computer. Oppure si può copiare l’intero file pst e incollarlo nel nuovo Outlook. E’ chiaro che questa soluzione consente solo di archiviare la posta e non poter leggere le nuove email.

Come procedere con il software?

In rete ho trovato questa soluzione che appunto consente di convertire file ost in pst.

C’è una versione gratuita e una a pagamento. Nel sito c’è tutta la documentazione in lingua italiana. Inoltre ci sono anche le varie differenze tra la versione gratuita e a pagamento.

Ma se vuoi una consulenza gratuita per pianificare questa attività, mi chiamo Luigi Tanese, il mio cellulare è 333.547.3893. Mi occupo di informatica e di web da almeno trent’anni.